Table des matieres
Votre entreprise doit actuellement adopter de nouveaux méthodes et outils technologiques pour être plus efficace. La solution d’éditique est ainsi devenue incontournable si vous souhaitez optimiser la gestion interactive de vos documents.
Le challenge digital bouleverse les usages
À travers la dématérialisation, le gouvernement a voté la République numérique pour obliger les grandes entreprises à envoyer leurs factures adressées à l’État par voie électronique. Cela se fait par le biais de sa plateforme de gestion des documents en ligne appelée Chorus Pro.
Plusieurs raisons ont poussé le gouvernement à adopter une telle mesure. On cite par exemple :
– la réduction des coûts ;
– l’augmentation constante du volume des documents à traiter ;
– le respect des engagements environnementaux, etc.
En effet, de nombreuses entreprises ne sont pas encore conscientes du gain de temps et de productivité qu’elles peuvent tirer de la dématérialisation de leur chaîne documentaire.
Cette nouvelle mesure vise donc à les amener à transmettre leurs documents en multicanal (e-mail, web, mobile).
Objectif : centraliser les flux documentaires
Désormais, les entreprises sont contraintes de gérer leurs documents différemment, et de réajuster leur stratégie de communication ainsi que leur organisation interne.
Mais pour pouvoir centraliser leur flux documentaire, elles doivent également renforcer la collaboration entre leurs différents départements (communication, marketing, juridique, ressources humaines, etc.).
Dans une entreprise, plusieurs types de documents sont produits par des logiciels différents (bulletins de paie, factures clients, etc.), et leur volume est en constante évolution.
Étant donné qu’il n’existe pas systématiquement de ponts entre ces logiciels, le fait de centraliser ces documents représente donc un véritable défi.
À cet effet, votre entreprise doit donc s’y adapter sur le plan humain et technique, en interne comme en externe. Et sachez que cette transition vers la dématérialisation peut nécessiter des chantiers majeurs.
Comment relever ce défi ?
Depuis le 1er janvier 2017, la dématérialisation votée par le gouvernement vous oblige à traiter séparément les factures électroniques que vous devez adresser à l’État et celles dédiées aux entreprises classiques. Mais cela représente un enjeu de taille, car il est difficile de garantir constamment la sécurité et la qualité du traitement des documents.
Actuellement, il vous est toutefois possible de mieux gérer vos documents grâce à la solution d’éditique.
Celle-ci permet de traiter les flux documentaires produits par vos applications métier afin de pouvoir les diffuser via un dispositif multicanal.
Votre entreprise a tout intérêt à l’adopter, afin de gagner du temps et de réduire drastiquement (jusqu’à 15 %) les coûts liés à la production, la gestion ou encore la distribution des documents.