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Organiser un voyage d’affaires n’est pas une promenade de santé. En effet, entre les démarches administratives, la préparation des documents de travail, la réservation des billets et l’hébergement et la planification des rendez-vous, il est facile de se retrouver débordé. Il faut également régler les aspects personnels et professionnels liés à l’absence.
Les avantages de recourir à une agence experte en voyage d’affaires
Afin de pouvoir se concentrer au mieux à l’objet d’un voyage d’affaires, l’option la plus pratique est de recourir aux services d’une agence spécialisée. En effet, une telle structure, qui peut se positionner comme un véritable partenaire, offre la possibilité de bénéficier de l’expérience et du savoir-faire. Par ailleurs, une agence experte en voyage d’affaires exploite un vaste réseau professionnel, ce qui lui permet de proposer des produits innovants.
Une agence de voyage spécialisée propose aux entreprises un service sur-mesure en amont et en aval du séjour et s’engage à respecter leur politique de voyage. Ce genre de service fait gagner énormément de temps à l’agent en déplacement. Un service dédié se charge de répondre aux questions du missionnaire et d’intervenir en cas de problème.
En outre, une agence experte en voyage d’affaires et tenue de détenir une licence professionnelle, et ses employés suivent régulièrement des formations pour mettre à jour leurs connaissances sur les nouvelles législations, les nouveaux produits et les nouvelles technologies. Ainsi, faire confiance à une telle agence, c’est se décharger des soucis en matière d’organisation et pouvoir se focaliser sur le business.
Passer par une agence ou réserver sur internet ?
L’organisation d’un voyage d’affaires via internet est souvent appréciée pour son côté pratique, sa rapidité et ses tarifs relativement abordables. Cependant, les offres sont très nombreuses et il est difficile de trouver le meilleur rapport qualité/prix. Il faut par ailleurs vérifier les correspondances et la concordance avec l’agenda et s’assurer de la proximité entre l’aéroport, l’hôtel et les lieux de rendez-vous. Il faut également penser à la location de voiture et à acheter le cas échéant des billets pour les déplacements intérieurs.
Un voyage d’affaires organisé par une agence spécialisée peur revenir plus cher, mais les professionnels sont à même de négocier des prix pour l’ensemble de leurs clients afin de leur faire bénéficier de tarifs préférentiels et des primes de fidélité. C’est aussi une manière plus sécurisée de voyager, car en réservant sur internet, l’entreprise n’est pas à l’abri d’une erreur de date ou d’aéroport de destination par exemple.